המאמר עודכן לאחרונה ב- 04/03/2024 , 15:17
גיוס כספים לעמותות הינה מלאכה קשה. על ליבם וכספם של התורמים מתחרות עמותות רבות. תסריט שיחה מוצלח הוא כלי נשק מרכזי בגיוס כספים טלפוני.
במדריך קצר זה נסביר כיצד לייצר תסריט שיחה מוצלח. מניסיון של עבודה עם עשרות עמותות, במאות קמפיינים לגיוס כספים, למדנו לקחים יקרים וחשובים. אולי הלקח שחוזר בכל אחד מן הקמפיינים הטלפוניים הוא שתסריט שיחה לגיוס כספים הולך יד ביד עם דאטה איכותית ואיפיון נכון של מאגר התורמים הנדרש.
התסריט בגיוס כספים טלפוני הוא כלי קריטי בהצלחת מסע הגיוס. הוא משמש לא רק כמדריך לשיחה, אלא גם כאמצעי ליצירת קשר רגשי עם התורם הפוטנציאלי. להלן מספר נקודות חשובות המדגישות את חשיבות התסריט בתהליך זה:
מבנה ובהירות: התסריט מספק מבנה וכיוון לשיחה. הוא עוזר למייצג הגיוס להישאר ממוקד ולהעביר את המסרים המרכזיים בצורה ברורה ומסודרת.
יצירת קשר אישי ורגשי: תסריט טוב מכיל אלמנטים שמעודדים יצירת קשר אישי. זה כולל שאלות פתוחות, הזדהות עם הצרכים או הערכים של התורם, ושימוש בסיפורים ודוגמאות שמעוררות רגש.
מתן מידע רלוונטי: התסריט צריך לכלול מידע חיוני על הארגון, כולל הישגים, מטרות וצרכים נוכחיים. זה מעניק אמינות ויוצר תחושה של שקיפות ואמון.
התמודדות עם התנגדויות: תסריט אפקטיבי כולל טקטיקות להתמודדות עם התנגדויות או שאלות של התורמים. זה מאפשר למייצג הגיוס להגיב באופן מוכן ומקצועי.
מדידת תוצאות ושיפור רציף: השימוש בתסריט מאפשר לארגון לבדוק אילו טקטיקות עובדות טוב יותר ולשפר את התסריט בהתאם. זה יכול להוביל לשיפורים ביעילות הגיוס.
הכשרה וסטנדרטיזציה: התסריט מסייע בהכשרת עובדים חדשים ומבטיח שכולם עובדים לפי אותו סטנדרט. זה חשוב על מנת לשמור על אחידות ומקצועיות בכל השיחות.
חשוב להבין כי התסריט הוא לא רק "מה שצריך לומר", אלא כלי מרכזי ביצירת קשר אמיתי ומשמעותי עם תורמים פוטנציאליים, וזאת התורה כולה על רגל אחת.
קביעת מטרות ברורות לתוצאות שיחת גיוס הכספים
קביעת מטרות ברורות בתסריט שיחה לגיוס תרומות לעמותה היא קריטית ליעילות ולהצלחת המסע. להלן כמה נקודות המסבירות את חשיבותה ודרכים לקבוע מטרות כאלו, יחד עם דוגמה ממחישה.
חשיבות קביעת מטרות בתסריט שיחה:
התמקדות – מטרות ברורות מסייעות להתמקד במסרים המרכזיים שהארגון רוצה להעביר. זה מונע סטייה מהנושא ומבלבול.
מדידה והערכה – מטרות מוגדרות מאפשרות מדידה של הצלחת הגיוס והערכה של התסריט לשיפורים עתידיים.
התאמה לצורך וליכולת התורם – מטרות ספציפיות יכולות להיות מותאמות לצרכים של הארגון וליכולת התרומה של הנמען.
איך לקבוע מטרות לתסריט שיחה:
הבנת הצרכים והיעדים של הארגון – זה כולל צרכים כלכליים, מטרות פרויקט ספציפיות, או צרכים אחרים כמו מתנדבים או חשיפה ציבורית.
קביעת מטרות ספציפיות, מדידות וריאליות – לדוגמה, גיוס סכום מסוים, מספר מסוים של תורמים חדשים, או הגדלת התרומה הממוצעת.
התאמה לקהל היעד – להבין את הקהל שאליו פונים ולהתאים את המטרות בהתאם.
דוגמה למטרות לשיחת גיוס כספים:
מטרת השיחה – התורם ימסור מספר כרטיס אשראי לחיוב בסכום המוסכם.
מידע אודות העמותה אותו יש להעביר – המתרים חייב לדעת מהן הנקודות החשובות אודות העמותה אותן עליו להעביר. לדוגמא:
1. תחום פעילות העמותה.
2. חשיבות התחום מבחינת התרומה לחברה ולקהילה. של התחום.
3. השימוש שיעשה בכספי התרומה על מנת לקדם את מטרות העמותה.
מידע אודות התורם אותו יש לברר – לדוגמא:
1. עמדותיו של התורם כלפי תחום פעילות העמותה.
2. האם התורם מכיר את העמותה ואם כן מה שמה עליה.
3. נכונות להתנדבות מעבר לתרומה כספית.
סגמנטציה בקביעת מטרות:
קביעת מטרות השיחה צריכה להיעשות בהתאם לסגמנטציה של מאגר התורמים. היסטורית התרומות, גיל התורם, מצבו הכלכלי, מקום מגוריו ועוד. כל אלו יכולים לשמש על מנת לדייק את תסריטי השיחה ולהפוך אתם לאפקטיביים וממירים יותר.
יצירת קשר אישי ואמון במלך שיחת גיוס הכספים
כדי ליצור אמון וקשר אישי במהלך שיחת גיוס כספים טלפונית עבור עמותה, ישנן מספר טכניקות מפתח שניתן להטמיע בתסריט. נפרט את העיקריות שבהן:
1. פתיחת שיחה חמה ואישית
הקדמה אישית וברוכה: התחל את השיחה בצורה חמה ואדיבה. הצג את עצמך ואת העמותה בקצרה.
שימוש בשם הפרטי של התורם: זה יוצר קשר אישי ומראה כי אתה עוסק באדם ולא רק בתהליך.
2. הקשבה אקטיבית ושיחה דו-צדדית
הקשבה ושאלות פתוחות: חשוב להקשיב באקטיביות ולשאול שאלות פתוחות שמעודדות את התורם לשתף.
הגבה וחיזוק: תן משוב חיובי וחזק את התורם על כל תרומה או עניין שהוא מביע.
3. יצירת חיבור אמוציונלי
סיפורים ודוגמאות: שתף סיפורים אמיתיים ומעוררי השראה שמדגימים את השפעת העמותה.
מציאת נקודות חיבור משותפות: נסה למצוא נקודות חיבור בינך לבין התורם, כמו ערכים, תחביבים או נושאים משותפים.
4. שקיפות ומידע מדויק
פרטים מדויקים על שימוש בכספים: ספק מידע מדויק על כיצד התרומות משמשות והשפעתן.
הדגשת ההשפעה האישית של התורם: הסבר כיצד תרומתו הספציפית של התורם תשפיע על הפרויקט או הקהילה.
5. התמודדות עם התנגדויות בצורה מכבדת
התמודדות מתוך הבנה: הקשב להתנגדויות ותן תשובות מפורטות ומתוך הבנה.
התאמת המסר לתורם: אם יש התנגדויות, נסה להתאים את המסר לתורם, למשל על ידי הצעת סכום תרומה אחר או סוג אחר של עזרה.
6. סיום השיחה בצורה חיובית
הוקרה והערכה: תודה לתורם על זמנו ועל עניינו, בין אם הוא החליט לתרום ובין אם לא.
פתיחת דלת לעתיד: ציין שאתה נשאר פתוח לכל שאלה או דיון נוסף בעתיד.
בניית תסריט המתבסס על טכניקות אלו יכולה לסייע ברכישת אמון וביצירת קשר אישי עם התורמים, מה שיגדיל את סיכויי ההצלחה של שיחת התרמה.
מיצוי הצגת הצורך בתרומה
הרכיב החשוב ביותר בתסריט השיחה הינו הצגת הצורך בתרומה.
היכולת להציג בבהירות ובתוקף את הצורך של העמותה ואת ההשפעה שתרומה יכולה להביא היא קריטית לגיוס הכספים. משכך אין להשאיר עניין זה ליד המקרה. זה בדיוק התחום שבו תסריט השיחה יסייע להפוך כל מתרים למקצוען. להלן פירוט של שלבים ונקודות מפתח בתהליך זה:
1. הגדרת והבנת הצורך
- צורך ספציפי: ציין צורך ספציפי שהעמותה מנסה לפתור או פרויקט שהיא מבקשת לממן. זה יכול להיות, למשל, רכישת ציוד, תמיכה בקהילה מסוימת, או בניית מתקן חדש.
- מידע רקע והקשר: ספק מידע רקע על הצורך. למה הוא קריטי? מי נפגע מהבעיה הנוכחית? מה הן ההשלכות של אי-פעולה?
2. הצגת ההזדמנות לתרומה
- השפעת התרומה: הסבר כיצד תרומה תוכל לעזור לפתור את הבעיה או לתמוך בפרויקט. מה הן התוצאות החיוביות הצפויות?
- דוגמאות וסיפורי הצלחה: שתף סיפורים או מקרים קונקרטיים שבהם העמותה השיגה הצלחה, כדי להדגים את ההשפעה של תרומות קודמות.
3. הצגת המקרה באופן משכנע
- מידע ונתונים: כלול מידע ונתונים כמו סטטיסטיקות, מחקרים או עדויות שתומכות בחשיבות התרומה.
- רלוונטיות לתורם: הדגש את הרלוונטיות של הצורך לחייו או לערכיו של התורם. תסריט השיחה צריך להיות מאוד מאוד חד במענה על השאלה – מדוע המקרה אמור לעניין את התורם באופן אישי.
גיוס כספים לעמותה - שימוש בשפה אסרטיבית ומשכנעת
לשפה ולסגנון השפעה עצומה על הצלחת תהליך ההתרמה. תסריט גיוס הכספים חייב לציין את המונחים, מטבעות הלשון והבחירות הלשוניות בהן ינקוט המתרים. מכל האלמנטים בתסריט השיחה זהו האלמנט הסבוך ביותר למימוש. קיים איזון דק בין הרצון לאפשר לכל אדם להתבטא בשפתו הטבעית לה הוא רגיל, לבין הרצון לאכוף אחידות במסר. אנחנו ממליצים על העקרונות הבאים:
1. בחירת מילים בקפידה
- שימוש במילים חזקות ופועלים אקטיביים: בחר במילים ופועלים שמביעים פעולה וחוזק, כמו "יצירת שינוי", "בניית עתיד", "השפעה חיובית".
- שפה חיובית: מילים חיוביות יוצרות תחושה של אופטימיות ואפשרות, מה שיכול להוות מנוע לפעולה.
2. יצירת קשר אישי
- פנייה אישית: השתמש בשם הפרטי של התורם ליצירת קשר אישי יותר.
- שימוש ב"אנחנו" ו"את/ה": הדגשת השותפות בין העמותה והתורם, והצגת התרומה כפעולה משותפת.
3. הדגשת הדחיפות והחשיבות
- יצירת תחושת דחיפות: השתמש בביטויים כמו "כעת הזמן לפעול", "לא ניתן להמתין", כדי להביע דחיפות.
- סיפורים שמדגימים צורך: שתף סיפורים אמיתיים שממחישים את הצורך ומדגישים את ההשפעה החיובית של התרומה.
4. שקיפות ומידע מפורט
- נתונים ועדויות: הצג נתונים סטטיסטיים, עדויות או מחקרים שתומכים בדבריך.
- הסברת שימוש בתרומה: ברורות איך הכספים ישמשו ומה יהיו התוצאות המוחשיות.
5. בניית אסרטיביות בצורה מכבדת
- אסרטיביות ולא אגרסיביות: חשוב להיות נחרץ אבל לא לחץ או לכפות. זה יכול להיות דקוי באמירות כמו "אני מאמין שתרצה להיות חלק מהשינוי הזה".
- כיבוד התורם: הצג את התורם כשותף חשוב וכמי שיכול להביא לשינוי.
סיום שיחת התרומה - רגע המפתח
סיום שיחת התרמה עבור עמותה הוא רגע קריטי שיכול להשפיע על התחושה הכללית של התורם ועל הסיכויים לתרומות עתידיות. כאן כמה דגשים חשובים לסיום השיחה, כולל מה לעשות וממה להימנע:
מה לעשות:
- הוקרה והערכה: תמיד סיים את השיחה בהודאה חמה לזמן ולהתעניינות של התורם, בין אם תרם או לא.
- סיכום חיובי: חזור על ההשפעה החיובית של התרומה, תוך הדגשת החשיבות של תמיכתם.
- קריאה לפעולה נוספת: אם התורם עוד לא התחייב, הצע לו אופציות נוספות להיות מעורב או לתרום בעתיד.
- פתח לקשר עתידי: הצע לשלוח מידע נוסף או להמשיך בקשר. אל תשכח לבקש אישור לשמור את פרטי התורם ולשלוח עדכונים.
ממה להימנע:
- לחץ מוגזם: אם התורם אינו מעוניין לתרום בשלב זה, חשוב להימנע מלחץ נוסף או ניסיון לשכנעו באופן אגרסיבי.
- התעלמות מהתשובה של התורם: כבד את דעתו והחלטותיו של התורם, גם אם הן לא בהתאם למטרות העמותה.
- סיום פתאומי או קר: סיים את השיחה בצורה חמה ואדיבה, גם אם לא נעשתה תרומה.
- אי נימוק עתידי לקשר: אל תשאיר את התורם בלי מושג למה וכיצד ייתכן שתתקשרו בעתיד.
סיום אפקטיבי:
- משלב את האישי עם המקצועי: סיום אפקטיבי משלב תחושת אישיות עם מקצועיות.
- משאיר רושם חיובי: אף על פי שהשיחה נגמרה, הרושם שהשארת יכול להשפיע על התורם לאורך זמן.
- מקדם קשר עתידי: חשוב לשמור על דלת פתוחה לתקשורת והזדמנויות עתידיות.
באמצעות סיום שיחה מכובד ומשכנע, אתה משאיר את התורם עם רושם חיובי ומעודד את הסיכויים לתרומות או מעורבות עתידית. חשוב מאוד לתעד שיחות ולהתעכב על רגעי סיום השיחה. גם אם השיחה הסתיימה בהתרמה, יש לבחון בזהירות את סיום השיחה ולהיפך. שיחה שלא הסתיימה בתרומה עשויה להיחשב ככזו שבוצעה היטב. בשים לב לסיום שיחה מוצלח ופתח לעתיד.
תפקיד הדאטה בתסריט השיחה
חשיבותו של מאגר תורמים פוטנציאליים עבור עמותות בישראל תסריט שיחה הוא אמנות ממש כמו ציור. אבל כל צייר דגול זקוק לבד איכותי לצייר עליו ולצבעים באמצעותם יוכל לממש את חזונו האמנותי. באותה המידה – תסריט טוב כמו המידע עליו הוא מבוסס. בדאטה ריינו אנחנו מתמחים בהתאמת מוצרי מידע לעמותות ולגיוסי כספים. מאגר תורמים איכותי הוא מפתח לגיוס כספים מוצלח והמידע שכלול בו מאפשר סגמנטציה של תסריטי השיחה. לקריאה נוספת – אנו ממליצים להרחיב על דאטה לגיוס תרומות. לכל שאלה, עצה וכמובן להתאמת מוצרי מידע. לחץ על הכפתור הצהוב – מה אכפת לך! תלחץ!